PARTES DE UN ACTA

• El título: Está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior.

EJEMPLO:   REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO MUNICIPAL

• Denominación del documento y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

• Encabezamiento: El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida.

• Lugar de origen y fecha de la reunión: se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.

EJEMPLO N°1: 
FECHA:   SINCELEJO, 24 DE abril de 2013
Hora: se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión. 

EJEMPLO N°2:
De  las 09:00 horas a las 16:00 horas
Lugar: se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

EJEMPLO N°3:
Sala Nevados Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes: se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
                                              María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta
  
Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

-En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra.

EJEMPLO:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
                Mario Restrepo en representación de Alberto González

Invitados: se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) . Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, y después del tratamiento.
EJEMPLO
INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora
                     Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa

Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

EJEMPLO
AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)
                     Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)

Orden del día: con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:), se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Desarrollo: con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos  se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

La primera actividad: la verificación de quórum.
La segunda actividad: lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

De acuerdo con el orden del día planeado y aprobado por la reunión, se registran los temas.

Compromisos: se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, taras o compromisos asumidos.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.

Firmas, nombres y cargos: el nombre de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, el cargo se escribe con mayúscula inicial y sin centrar.

Líneas Especiales:
ANEXO: (opcional)
COPIA: (opcional)
Transcriptor:

Paginas Subsiguientes:

EJEMPLO:
Línea de identificación                                  Número de página
Reunión de comité académico-Acta 002                    2