CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.

• CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-       Tratar un solo tema.
-       Iniciar y finalizar con una frase de cortesía.
-       Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
-       Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
-       Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.
-       Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

• CLASES DE CIRCULARES:

La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
La carta circular está dirigida en forma personalizada.

• PARTES:

Encabezado:
De cero a una interlinea libre de la Zona 1 se escribe la palabra CIRCULAR, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.
Código: Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del encabezado.
Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del código.
Encabezamiento y destinatarios:
De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.
EJEMPLO:
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Asunto: Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.
Saludo: Se incluye en el inicio del texto.
Texto: Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a intercalación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlinea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar intercalación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.
Despedida: Se escribe de una a dos interlineas libres del texto.
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales:
Anexo
Copia
Transcriptor
Identificación de páginas subsiguientes: La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.