ESQUEMA DE UN INFORME

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)
    0 a 1 interlínea libre

Dependencia y código

   2 interlíneas libres
TÍTULO RESUMEN EJECUTIVO

    2 a 3 interlíneas libres
Lugar y fecha de elaboración

     2 interlíneas libres
ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)


   2 a 3 interlíneas libres
1.   TITULO
     1 interlínea libre

Texto del primer título: ……………………………………………...........................
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..

     2 interlíneas libres
2.     TITULO

   1 interlínea libre
Texto del segundo título:……………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..

    2 interlíneas libres
3.     TITULO

   1 interlínea libre
Texto del tercer título:………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

   1 interlinea libre
4.CONCLUSIONES

  1 interlinea libre
Texto……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………


Esquema De Informe De Resumen Ejecutivo


   2 interlineas libres
Texto………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………..


  1 interlinea libre
Texto…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….


      2 interlíneas libres
5. RECOMENDACIONES

    1 interlínea libre
Texto…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

       1 interlíneas libres
Texto…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………..
……………………………………………………………………….………………………..
.


4 a 5interlíneas libres
                    


                   NOMBRE Y FIRMA                   NOMBRE Y FIRMA
                   Cargo                                         Cargo


     2 interlíneas libres
ANEXO: (Opcional)
COPIA: (Opcional)

1 interlinea libre
Transcriptor:

PARTES DE UN INFORME

Encabezamiento: Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.

Razón social: Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.

EJEMPLO CENDAP LTDA.

Dependencia: Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.

Código: Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.

EJEMPLO Departamento de Capacitación DC-048

Título: Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe en mayúsculas y centrado.

EJEMPLO CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escribe contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Autoría del resumen ejecutivo: en mayúscula inicial, seguido de dos puntos  precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.

Objetivo: El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida.

EJEMPLO 1

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.

Temas o numerales: El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian.

Páginas subsiguientes: Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, con el encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.

Conclusiones: Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo.

Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar.

Rúbrica: Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional: ANEXO, COPIA, Transcriptor.

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
NOTA: Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Tratar un solo tema por informe;
• redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
• Usar tratamiento respetuoso y cortés;
• Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
• Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.
• Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.
• elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:

• Regular o aclarar una situación.
• Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.
• tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
• Impugnar o corregir una situación, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.

CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a)    resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
b)     informe corto, que consta de una a 10 páginas y
c)    informe extenso, de 11 páginas en adelante.

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.

Resumen ejecutivo:

Este tipo de informe breve se usa para: informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.  Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento

ESQUEMA DE ACTA

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

0 a 1 interlinea libre TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNION    1 a 2 interlineas libres DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO     2 a 3 interlíneas libres FECHA: Lugar y fecha de la reunión           1  interlíneas libres HORA:               1 interlíneas libres LUGAR:               1 interlínea libre ASISTENTES: ………….…………………………………………………                     ………………………………………………………………                              1 interlíneas libres INVITADOS: ………………………………………………………………                       ………………………………………………………………    1 interlínea libre AUSENTES: ……………………………………………………………....  (si los hay)  ………………………………………………………………..            2 interlíneas libres ORDEN DEL DIA          1.     (número y tema)          2.     (número y tema) DESARROLLO        1.    (número y tema)  Texto correspondiente………………………………………………………..  …….………………………………………………………………………………    1 interlinea libre       2.    (número y tema) Texto correspondiente……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… CONVOCATORIA( para nueva reunión) NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS       NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo                                                           Cargo LILNEAS ESPECIALES

PARTES DE UN ACTA

• El título: Está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior.

EJEMPLO:   REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO MUNICIPAL

• Denominación del documento y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

• Encabezamiento: El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida.

• Lugar de origen y fecha de la reunión: se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.

EJEMPLO N°1: 
FECHA:   SINCELEJO, 24 DE abril de 2013
Hora: se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión. 

EJEMPLO N°2:
De  las 09:00 horas a las 16:00 horas
Lugar: se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

EJEMPLO N°3:
Sala Nevados Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes: se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
                                              María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta
  
Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

-En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra.

EJEMPLO:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
                Mario Restrepo en representación de Alberto González

Invitados: se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) . Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, y después del tratamiento.
EJEMPLO
INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora
                     Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa

Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

EJEMPLO
AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)
                     Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)

Orden del día: con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:), se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Desarrollo: con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos  se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

La primera actividad: la verificación de quórum.
La segunda actividad: lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

De acuerdo con el orden del día planeado y aprobado por la reunión, se registran los temas.

Compromisos: se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, taras o compromisos asumidos.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.

Firmas, nombres y cargos: el nombre de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, el cargo se escribe con mayúscula inicial y sin centrar.

Líneas Especiales:
ANEXO: (opcional)
COPIA: (opcional)
Transcriptor:

Paginas Subsiguientes:

EJEMPLO:
Línea de identificación                                  Número de página
Reunión de comité académico-Acta 002                    2

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

1. Características de redacción  y presentación:

• Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
• Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
• Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
• Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
• La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
• Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
• Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo

1. Clases de Actas:

Existen varias clases de actas  entre las cuales se destacan:

• Actas de comités,
• Actas del concejo municipal,
• Actas de consejos,
• Actas de junta directiva,
• Actas de asambleas,
• Actas de reuniones administrativas,
• Actas de levantamientos de cadáveres,
• Actas de baja de inventarios,
• Actas de eliminación de documentos,
• Actas de sociedades y
• Actas de entrega.

ESQUEMA DE CIRCULAR

CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.

• CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-       Tratar un solo tema.
-       Iniciar y finalizar con una frase de cortesía.
-       Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
-       Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
-       Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.
-       Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

• CLASES DE CIRCULARES:

La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
La carta circular está dirigida en forma personalizada.

• PARTES:

Encabezado:
De cero a una interlinea libre de la Zona 1 se escribe la palabra CIRCULAR, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.
Código: Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del encabezado.
Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del código.
Encabezamiento y destinatarios:
De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado. En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario. La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.
EJEMPLO:
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Asunto: Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.
Saludo: Se incluye en el inicio del texto.
Texto: Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a intercalación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlinea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar intercalación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos.
Despedida: Se escribe de una a dos interlineas libres del texto.
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales:
Anexo
Copia
Transcriptor
Identificación de páginas subsiguientes: La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen derecho.

ESQUEMA DEL MEMORANDO

MEMORANDOS

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

• CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

• UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO:

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos: informar sobre un hecho en forma breve; expresar necesidades; hacer requerimientos; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; conocer detalles sobre un aspecto determinado; impugnar o corregir una situación; confirmar eventos ocurridos o pendientes; solicitar o remitir información, documentos u objetos; felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de atención, entre otros.

• PARTES:

Encabezado:

MEMORANDO centrado y en mayúscula sostenida

Denominación del documento:

De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada. 

Código:

Fecha y lugar de elaboración

Encabezamiento: Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y  asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos  

interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).  Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a  los dos puntos de la palabra asunto. 

Destinatario y remitente: A dos o tres interlineas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica  la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben  los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlinea libre se ubica  la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los  datos del remitente, con mayúscula inicial.  

Para su escritura se utilizan las siguientes opciones: 

Primera opción:

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo.

Este último separado por coma.

Remitente: nombre y cargo separados por coma.

En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del  remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.  

EJEMPLO N°2

PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional 

Segunda opción

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.  

En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado  o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido. 

EJEMPLO N°3

PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General 

DE: Jefe Oficina Jurídica

Tercera opción

Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.  

En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o  digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido. 

EJEMPLO N°4

PARA: Jefe División Financiera

DE: Jefe de Contabilidad

Asunto

Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlinea libre de la preposición de  (remitente). 

Texto

Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el  primer párrafo, dejando una interlinea libre entre párrafos. 

Despedida

Se recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. 

Remitente y firmas responsables

Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre  del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.  

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente. 

Líneas especiales

Anexo

copia transcriptor

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: tratar un solo tema por comunicación; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y cortés; redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y distribuir el texto de acuerdo con su extensión

UTILIZACIÓN DE LA CARTA:

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; solicitar detalles sobre un asunto determinado; impugnar o corregir una situación; confirmar eventos ocurridos o pendientes,Solicitar o remitir información, documentos u objetos; ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; felicitar, invitar o convocar, y hacer llamados de atención, entre otros.

PARTES DE LA CARTA:

• Código: Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo
• Lugar de origen y fecha de elaboración Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
• Destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. Está conformado por los siguientes componentes:
• Denominación o título académico: Se escribe en la primera interlinea libre.
• Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda interlinea libre.
• Cargo: Se ubica en la tercera interlinea libre. Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
• Organización: Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación más amplia mente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda. S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas y acrónimo se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
• Dirección: De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura el apartado, y fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
• Nombre del lugar de origen: Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.
• País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

EJEMPLO:

Señor

ANDRÉS URRESTA RÚA

Director Administrativo

La Nacional de Seguros

Casilla 1289

Quito, Ecuador

EJEMPLO:

Ingeniero

JORGE SÁNCHEZ

Coordinador de Informática

Dow Chemical Colombia

Fax (5) 315 48 90

Barranquilla, Atlántico

• Asunto: Se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta sección, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral.

• Saludo: Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres después del asunto.
• Texto: Comienza a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre párrafos
• Despedida: Se escribe a una o dos interlineas libres del texto
• Remitente y firmas responsables: Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
• Líneas especiales: Anexos-Copias-Identificación del transcriptor-Páginas subsiguientes

Se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo- 

EJEMPLO:
Margen izquierdo                                             Margen derecho
Ingeniero Luis Casfañeda Londoño
Cartagena, 17 de agosto de 2005                                2
Señora Claudia B. de Montoya    05-08-17                 2
Doctor Carlos Alberto Sandoval  41225                     2

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

ESTILOS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: Bloque extremo: bloque y semibloque.
Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
Bloque: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Semibloque: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
NOTA: Estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra.

FUENTE

Se recomienda que toda la comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector.
La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y micro filmación.Los tamaños que se recomiendan están entre 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto.

 CARTAS

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. 
Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. 
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

EJEMPLO: