CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

• Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos
• Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción
• Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentosde identidad, entre otros.

CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

• Tiempo de servicio
• Experiencia
• Salarios u honorarios
• Clases de trabajo
• Jornada laboral
• Cumplimiento de comisiones 
• Comportamiento del trabajador, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información decarácter personal.Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
2. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés
3. Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
4. Utilizar los formatos establecidos en cada organización
5. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
6. Suministrar la información en forma personalizada
7. Expedir siempre en original.

PARTES

• CÓDIGO: es opcional se escribe entre cero y una interlinea libre del margen superior para los tres casos: en el papel sin membrete, de la zona 1 sí tiene membrete y del encabezado dado por el procesador de texto
• LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Se escribe a dos interlineas libres del texto que lo precede. Cuando la fecha se ubica al comienzo.

EJEMPLO 1 :
Chiquinquirá, 4 de noviembre de 2009
- Cuando la fecha se ubica al final
EJEMPLO 2:
Dada en Bogotá D.C., a los 4 (cuatro) días del mes de abril de 2009 (dos mil nueve).

CARGO:
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedidode los artículos el o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro ocinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión deltexto).
EJEMPLO LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO

Identificación del documento:
Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dospuntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlineas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.

Texto:
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dosinterlíneas libres de la identificación.En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.
Al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia de preferencia se incluye el destinatario.Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlineas, según la extensión del texto

Remitente y firmas responsables:
 Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

ESQUEMA DE UN INFORME

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)
    0 a 1 interlínea libre

Dependencia y código

   2 interlíneas libres
TÍTULO RESUMEN EJECUTIVO

    2 a 3 interlíneas libres
Lugar y fecha de elaboración

     2 interlíneas libres
ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)


   2 a 3 interlíneas libres
1.   TITULO
     1 interlínea libre

Texto del primer título: ……………………………………………...........................
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..

     2 interlíneas libres
2.     TITULO

   1 interlínea libre
Texto del segundo título:……………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..

    2 interlíneas libres
3.     TITULO

   1 interlínea libre
Texto del tercer título:………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

   1 interlinea libre
4.CONCLUSIONES

  1 interlinea libre
Texto……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………


Esquema De Informe De Resumen Ejecutivo


   2 interlineas libres
Texto………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………..


  1 interlinea libre
Texto…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………….


      2 interlíneas libres
5. RECOMENDACIONES

    1 interlínea libre
Texto…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

       1 interlíneas libres
Texto…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………….…………………………………..
……………………………………………………………………….………………………..
.


4 a 5interlíneas libres
                    


                   NOMBRE Y FIRMA                   NOMBRE Y FIRMA
                   Cargo                                         Cargo


     2 interlíneas libres
ANEXO: (Opcional)
COPIA: (Opcional)

1 interlinea libre
Transcriptor:

PARTES DE UN INFORME

Encabezamiento: Está compuesto por los elementos que se describen a continuación.

Razón social: Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización.

EJEMPLO CENDAP LTDA.

Dependencia: Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.

Código: Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.

EJEMPLO Departamento de Capacitación DC-048

Título: Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe en mayúsculas y centrado.

EJEMPLO CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escribe contra el margen izquierdo en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).

Autoría del resumen ejecutivo: en mayúscula inicial, seguido de dos puntos  precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.

Objetivo: El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida.

EJEMPLO 1

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de Servicio al Cliente.

Temas o numerales: El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian.

Páginas subsiguientes: Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, con el encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página.

Conclusiones: Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo.

Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar.

Rúbrica: Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional: ANEXO, COPIA, Transcriptor.

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
NOTA: Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización.

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Tratar un solo tema por informe;
• redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
• Usar tratamiento respetuoso y cortés;
• Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
• Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.
• Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.
• elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:

• Regular o aclarar una situación.
• Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.
• tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
• Impugnar o corregir una situación, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.

CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a)    resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
b)     informe corto, que consta de una a 10 páginas y
c)    informe extenso, de 11 páginas en adelante.

Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.

Resumen ejecutivo:

Este tipo de informe breve se usa para: informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.  Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento

ESQUEMA DE ACTA

RAZÓN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

0 a 1 interlinea libre TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNION    1 a 2 interlineas libres DENOMINACION DOCUMENTO Y NUMERO     2 a 3 interlíneas libres FECHA: Lugar y fecha de la reunión           1  interlíneas libres HORA:               1 interlíneas libres LUGAR:               1 interlínea libre ASISTENTES: ………….…………………………………………………                     ………………………………………………………………                              1 interlíneas libres INVITADOS: ………………………………………………………………                       ………………………………………………………………    1 interlínea libre AUSENTES: ……………………………………………………………....  (si los hay)  ………………………………………………………………..            2 interlíneas libres ORDEN DEL DIA          1.     (número y tema)          2.     (número y tema) DESARROLLO        1.    (número y tema)  Texto correspondiente………………………………………………………..  …….………………………………………………………………………………    1 interlinea libre       2.    (número y tema) Texto correspondiente……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… CONVOCATORIA( para nueva reunión) NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS       NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS Cargo                                                           Cargo LILNEAS ESPECIALES

PARTES DE UN ACTA

• El título: Está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior.

EJEMPLO:   REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO MUNICIPAL

• Denominación del documento y número: se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

• Encabezamiento: El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida.

• Lugar de origen y fecha de la reunión: se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.

EJEMPLO N°1: 
FECHA:   SINCELEJO, 24 DE abril de 2013
Hora: se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión. 

EJEMPLO N°2:
De  las 09:00 horas a las 16:00 horas
Lugar: se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

EJEMPLO N°3:
Sala Nevados Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes: se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente
                                              María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta
  
Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra:

-En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra.

EJEMPLO:
ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario
                Mario Restrepo en representación de Alberto González

Invitados: se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) . Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, y después del tratamiento.
EJEMPLO
INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora
                     Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa

Ausentes: se escribe la palabra ausentes, si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

EJEMPLO
AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa)
                     Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)

Orden del día: con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:), se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Desarrollo: con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos  se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

La primera actividad: la verificación de quórum.
La segunda actividad: lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

De acuerdo con el orden del día planeado y aprobado por la reunión, se registran los temas.

Compromisos: se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, taras o compromisos asumidos.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68, salón Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.

Firmas, nombres y cargos: el nombre de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, el cargo se escribe con mayúscula inicial y sin centrar.

Líneas Especiales:
ANEXO: (opcional)
COPIA: (opcional)
Transcriptor:

Paginas Subsiguientes:

EJEMPLO:
Línea de identificación                                  Número de página
Reunión de comité académico-Acta 002                    2

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

1. Características de redacción  y presentación:

• Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
• Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
• Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
• Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
• La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
• Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
• Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo

1. Clases de Actas:

Existen varias clases de actas  entre las cuales se destacan:

• Actas de comités,
• Actas del concejo municipal,
• Actas de consejos,
• Actas de junta directiva,
• Actas de asambleas,
• Actas de reuniones administrativas,
• Actas de levantamientos de cadáveres,
• Actas de baja de inventarios,
• Actas de eliminación de documentos,
• Actas de sociedades y
• Actas de entrega.