CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

• Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos
• Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción
• Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentosde identidad, entre otros.

CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

• Tiempo de servicio
• Experiencia
• Salarios u honorarios
• Clases de trabajo
• Jornada laboral
• Cumplimiento de comisiones 
• Comportamiento del trabajador, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información decarácter personal.Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
2. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés
3. Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
4. Utilizar los formatos establecidos en cada organización
5. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
6. Suministrar la información en forma personalizada
7. Expedir siempre en original.

PARTES

• CÓDIGO: es opcional se escribe entre cero y una interlinea libre del margen superior para los tres casos: en el papel sin membrete, de la zona 1 sí tiene membrete y del encabezado dado por el procesador de texto
• LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Se escribe a dos interlineas libres del texto que lo precede. Cuando la fecha se ubica al comienzo.

EJEMPLO 1 :
Chiquinquirá, 4 de noviembre de 2009
- Cuando la fecha se ubica al final
EJEMPLO 2:
Dada en Bogotá D.C., a los 4 (cuatro) días del mes de abril de 2009 (dos mil nueve).

CARGO:
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedidode los artículos el o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro ocinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión deltexto).
EJEMPLO LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO

Identificación del documento:
Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dospuntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlineas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.

Texto:
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dosinterlíneas libres de la identificación.En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.
Al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia de preferencia se incluye el destinatario.Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlineas, según la extensión del texto

Remitente y firmas responsables:
 Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.